Współpraca bez gospodarza po stronie firmy stoi w miejscu
Kiedy zewnętrzny wykonawca zaczyna pracę, uwaga skupia się na jego zespole. Znacznie rzadziej pada pytanie, kto po stronie zamawiającego ma tę współpracę prowadzić. Brak takiej osoby widać po kilku tygodniach: materiały czekają na akceptację, pytania merytoryczne zostają bez odpowiedzi, a zmiany na stronie wchodzą z opóźnieniem, bo każdy zakłada, że zajmie się nimi ktoś inny.
Rola gospodarza projektu nie wymaga wiedzy technicznej. Wymaga za to decyzyjności, dostępu do wiedzy o ofercie i miejsca w kalendarzu.
W mniejszych firmach naturalnie przypada właścicielowi albo osobie odpowiedzialnej za sprzedaż. W większych bywa przypisana do marketingu, choć wtedy trzeba osobno ustalić, kto rozstrzyga sprawy dotyczące oferty i cen. Ważne, żeby wskazanie było jednoznaczne, bo rozmyta odpowiedzialność kosztuje najwięcej czasu.
Trzy obowiązki, które zostają po stronie firmy
Pierwszy to akceptacja treści. Ktoś musi przeczytać materiał, sprawdzić zgodność z ofertą i cennikiem oraz powiedzieć, co poprawić. Wykonawca odpowiada za warsztat, ale nie zna Twoich ustaleń z klientami ani granic tego, co możesz obiecać.
Drugi to udostępnianie wiedzy branżowej. Najlepsze materiały powstają z rozmowy z osobą, która realizuje usługę, a nie z ogólnodostępnych opracowań. Kwadrans rozmowy raz na dwa tygodnie zwykle wystarcza, pod warunkiem że jest umówiony na stałe, a nie szukany doraźnie.
Trzeci to decyzje o zmianach na stronie. Część rekomendacji dotyka układu podstron, nazw usług albo formularzy. Jeżeli każda taka zmiana wymaga zgody kilku osób i nie wiadomo, kto ją zbiera, wdrożenia potrafią stanąć na całe miesiące.
Jak ustawić rytm pracy, żeby nie zjadał czasu
Stały rytm jest tańszy niż reagowanie na bieżąco. Gdy terminy są umówione z góry, nieobecność jednej osoby nie zatrzymuje projektu, a spotkanie schodzi na odchylenia od planu zamiast na odtwarzanie, kto komu co wysłał.
Układ, który sprawdza się w firmach każdej wielkości, mieści się w czterech punktach:
- jedna osoba kontaktowa po każdej stronie, z zastępstwem na czas urlopu;
- ustalony dzień na przekazanie materiałów i ustalona liczba dni roboczych na uwagi;
- jedno krótkie spotkanie w miesiącu podsumowujące wykonane prace i plan na kolejny okres;
- wspólne miejsce na pliki i ustalenia, zamiast korespondencji rozproszonej po skrzynkach.
Uwagi do materiałów: konkret zamiast ogólnego wrażenia
Komentarz „jakoś mi to nie leży” cofa pracę do początku i nie daje wykonawcy żadnej wskazówki. Uwaga użyteczna wskazuje miejsce i powód: że opis usługi pomija wariant, który sprzedaje się najczęściej, że podany termin realizacji jest nierealny w sezonie albo że użyte nazewnictwo różni się od tego, którego używają klienci.
Pomaga też ustalenie, ile rund poprawek przewidujecie. Bez tej granicy tekst potrafi wracać do poprawek tygodniami, a każda kolejna wersja oddala się od pierwotnego celu zamiast go doprecyzowywać.
Co zapisać, zanim ruszy pierwszy miesiąc
Obowiązki gospodarza projektu warto opisać w tym samym dokumencie, który reguluje obowiązki wykonawcy. Chodzi o rzeczy proste: kto akceptuje, w jakim terminie, kto udziela wiedzy merytorycznej i kto zatwierdza zmiany na stronie. Zapisane, przestają być kwestią dobrej woli i pamięci.
Ta część idzie w parze z ustaleniami po drugiej stronie stołu. Warto przejrzeć razem z zespołem, jaki zakres prac zapisać w umowie z agencją i w którym miejscu kończy się odpowiedzialność wykonawcy, a zaczyna Twoja. Dopiero komplet obu list daje obraz współpracy, którą da się rozliczyć na koniec miesiąca bez sporu o to, kto na kogo czekał.