Rozmowa o cenie ma sens dopiero po ustaleniu punktu wyjścia
Wycena pozycjonowania przygotowana bez wiedzy o stanie serwisu jest zgadywanką po obu stronach. Wykonawca nie wie, ile pracy technicznej zastanie, a zamawiający nie wie, za co realnie płaci w pierwszych miesiącach. Rozsądna kolejność wygląda więc tak: najpierw diagnoza, potem zakres prac, na końcu budżet i czas trwania umowy.
Diagnozę daje audyt SEO strony internetowej, czyli uporządkowany przegląd tego, co wyszukiwarka widzi na stronie i co jej w tym przeszkadza: struktura adresów, szybkość ładowania, indeksacja podstron, treści na stronach ofertowych, profil odnośników. Taki dokument zamienia rozmowę o abonamencie w rozmowę o liście zadań. Jeśli firma, z którą rozmawiasz, proponuje wycenę bez zaglądania do serwisu i bez pytania o historię wcześniejszych działań, warto poprosić o uzasadnienie tej kolejności.
Zakres zapisany czynnościami, nie hasłami
Największa część nieporozumień bierze się z zakresu opisanego hasłowo. Zapis w stylu „opieka SEO” albo „działania optymalizacyjne” brzmi bezpiecznie i nie znaczy nic konkretnego. Po trzech miesiącach obie strony pamiętają go inaczej.
W praktyce pomaga rozbicie zakresu na czynności policzalne w miesiącu:
- ile tekstów powstaje, o jakiej objętości i kto je pisze;
- ile zmian technicznych wchodzi na stronę i kto je wdraża;
- ile publikacji zewnętrznych albo wpisów w katalogach przewiduje plan;
- co obejmuje bieżąca opieka nad wizytówką w mapach i profilami społecznościowymi;
- jaka liczba godzin konsultacyjnych jest w abonamencie.
Taki zapis ma jeszcze jedną zaletę: pozwala uczciwie zmienić plan w trakcie. Jeśli okaże się, że sklep potrzebuje przebudowy kategorii zamiast kolejnych wpisów blogowych, widać dokładnie, co zabieramy z jednej pozycji i co dokładamy do drugiej.
Treści: kto pisze, kto zatwierdza, w jakim terminie
Teksty są najczęstszym miejscem, w którym współpraca się zacina. Nie dlatego, że powstają wolno, tylko dlatego, że nikt po stronie firmy nie ma ich zatwierdzenia w swoich obowiązkach. Materiał czeka tygodniami, harmonogram się rozjeżdża, a potem rozliczenie miesiąca jest sporne.
Przed podpisaniem umowy ustal trzy rzeczy: kto merytorycznie odpowiada za treści po stronie firmy, ile dni roboczych ma na uwagi oraz co się dzieje, gdy ten termin minie bez odpowiedzi. Ustalcie też, kto dostarcza wiedzę branżową, bo to ona odróżnia tekst użyteczny od ogólnika. Wykonawca może prowadzić rozmowę i zadawać pytania, ale nie zna cennika, ograniczeń technologicznych i typowych obiekcji Twoich klientów lepiej niż Ty.
Dostępy, konta i własność tego, co powstanie
Konta reklamowe, analityka, wizytówka w mapach i panel strony powinny być założone na firmę zamawiającą, a wykonawca dostaje do nich uprawnienia. Odwrotny układ, w którym wszystko stoi na koncie agencji, bywa wygodny na starcie i kosztowny na końcu. Przy zmianie wykonawcy traci się wtedy historię danych, a ona jest potrzebna do oceny każdego kolejnego etapu.
W umowie przydaje się też zdanie o prawach do materiałów: tekstów, zdjęć, grafik i kodu powstałego na potrzeby serwisu. Zapis o przeniesieniu praw majątkowych po opłaceniu faktury zamyka temat bez emocji. Warto dopytać osobno o licencje na zdjęcia ze stocków, bo bywają przypisane do konta wykonawcy.
Zanim podpiszesz umowę, poproś o opis jednego miesiąca pracy: co powstaje, kto to zatwierdza i w którym dniu widzisz efekt. Firma, która pracuje poukładanie, odpowie na to w kilka minut, bo tak wygląda jej wewnętrzny harmonogram.
Raportowanie i tryb kontaktu
Raport nie jest dodatkiem do faktury, tylko podstawą decyzji o kolejnym miesiącu. Ustal jego zawartość zawczasu: wykonane czynności, lista adresów, które się zmieniły, pozycje wybranych fraz wraz z datą pomiaru, dane o ruchu z narzędzi analitycznych oraz plan na następny okres. Sam wykres widoczności bez opisu prac mówi niewiele, bo nie łączy efektu z przyczyną.
Drugą kwestią jest tryb kontaktu. Jedna osoba prowadząca projekt po każdej stronie, ustalony kanał i stała częstotliwość rozmów działają lepiej niż korespondencja rozsypana po skrzynkach kilku osób. Przy większych projektach pomaga krótkie spotkanie podsumowujące miesiąc, na którym omawiacie odchylenia od planu, a nie tylko liczby.
Czas trwania, wypowiedzenie i co zostaje po zakończeniu
Pozycjonowanie potrzebuje czasu, więc krótkie umowy rzadko mają sens merytoryczny. To jednak nie znaczy, że zamawiający ma zostać bez wyjścia awaryjnego. Zdrowy układ łączy dłuższy horyzont planowania z jasnym okresem wypowiedzenia i opisem tego, co dzieje się na koniec: przekazanie dostępów, eksport danych, wykaz opublikowanych materiałów i adresów zewnętrznych. Ten ostatni punkt bywa pomijany, a bez niego kolejny wykonawca zaczyna pracę od odtwarzania historii.
Jeżeli zależy Ci na porównaniu kilku ofert, poproś każdą firmę o ten sam zestaw informacji i oceniaj je obok siebie. Przy takim podejściu rozmowa z wykonawcą, niezależnie od tego, czy jest to freelancer, czy agencja interaktywna z Warszawy, sprowadza się do rzeczy porównywalnych, a nie do wrażenia z prezentacji.
Najczęstsze pytania przed podpisaniem umowy
Czy audyt musi być płatny i czy trzeba go robić przed umową?
Bywa różnie: część wykonawców robi skróconą ocenę na etapie oferty, a pełny audyt wykonuje już w ramach umowy. Ważniejsze od momentu jest to, czy audyt kończy się listą zadań z priorytetami i czy ktoś odpowiada za ich wdrożenie. Sam dokument bez wdrożenia nie zmienia niczego w wynikach.
Co zrobić, gdy wykonawca nie chce podać listy działań na najbliższy miesiąc?
Poproś o plan ogólny, bez szczegółów, które uznaje za swoje know how: rodzaje zadań, ich liczba i kolejność. Odmowa podania nawet takiego poziomu ogólności utrudnia rozliczenie pracy i warto potraktować ją jako sygnał ostrzegawczy.
Czy w umowie można zapisać konkretne pozycje w wyszukiwarce?
Wyniki wyszukiwania zależą od czynników poza kontrolą wykonawcy, między innymi od działań konkurencji i zmian po stronie wyszukiwarki. Dlatego zamiast obietnicy miejsca w rankingu rozsądniej zapisać zakres prac, mierniki postępu i tryb ich raportowania. Taki zapis daje się egzekwować, a obietnica pozycji zwykle nie.